Documenti in ufficio, come gestirli?

Difficile non trovare una scrivania all’interno di uno studio professionale, un’azienda, un’associazione o un ente pubblico sulla quale non sia poggiati sopra dei documenti. I fogli di carta sono una presenza costante della grande maggioranza delle attività economiche e non solo che vengono svolte. Una compravendita, una trattativa, un accordo, un alleanza, un contratto, una rescissione, sono tante le operazioni intorno alle quali ruotano faldoni e faldoni di carta.

Esigenza fondamentale dunque quella di riuscire a gestire nella maniera più ordinata e precisa tutti i documenti di un’organizzazione. Non basta solo mettere insieme tutti gli atti e i documenti per riuscire ad avere una gestione ottimizzata del flusso documentale sia in entrata che in uscita. Riuscire ad avere una gestione documentale ottimizzata è un obiettivo che per un’organizzazione deve essere sempre tra i principali.

Anche l’attività di ricerca di un documento negli archivi dipende in gran parte da un’adeguata archiviazione documentale. Scegliere i criteri di archiviazione più giusti alle esigenze dell’organizzazione o dell’ufficio è di fondamentale importanza per creare i giusti presupposti per lavorare e gestire i documenti in maniera immediata e semplice.

Uno dei problemi che si spesso si presenta negli archivi dei documenti cartacei è la difficoltà di riuscire a trovare un determinato documento senza perdere tempo per la ricerca. La perdita di tempo non è certo un aspetto da sottovalutare, dato che anche questo, soprattutto nelle amministrazioni pubbliche si traduce in un calo dell’efficienza, stesso calo che se riproposto all’interno di un’azienda o di uno studio professionale si ripercuote con conseguenze sulla qualità dell’attività e quindi indirettamente anche sul loro bilancio economico.