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Il fatto che la capacità di saper scrivere sia una virtù rara è senz’altro assodato. Un altro fatto assodato è che il saper comunicare scrivendo sia una dote ancor più rara. Questo è davvero strano in un momento storico come quello che stiamo vivendo in cui la comunicazione nelle sue forme più diverse ha davvero un ruolo di primo piano. Parliamo, senz’altro, ma riusciamo anche a comunicare?
Se la nostra difficoltà ad esprimerci ed a essere compresi è evidente nei contatti familiari e sociali che abbiamo ogni giorno, lo è ancor di più quando parliamo di comunicazione aziendale e, ancor di più istituzionale. E’ facile capire il motivo di questa difficoltà se riflettiamo che la parola comunicare deriva dal latino “comunis” da cui comprendiamo che l’obiettivo della comunicazione sta nel mettere in comune un’idea o un’informazione. Se noi vogliamo comunicare in maniera efficace, quindi, non possiamo limitarci ad informare, ma dobbiamo interessare e coinvolgere il nostro destinatario per mettere in comune con lui ciò che vogliamo trasmettere.
Come possiamo far questo con la comunicazione aziendale, quindi con il mezzo principale di essa, il comunicato stampa? Questo è probabilmente il mezzo più rapido per comunicare al nostro pubblico di riferimento le novità in atto all’interno di un’azienda o di un’istituzione. Un tempo potevamo contare su un numero limitato di media da utilizzare, ma oggi la rete ci offre un enorme aiuto per veicolare i nostri comunicati stampa gratuiti il più delle volte. Internet è però un enorme mercato di cui dobbiamo scegliere i migliori ‘rivenditori’ per il nostro prodotto che non dimentichiamo deve raggiungere i destinatari che noi stessi abbiamo deciso.
Quando si invia un comunicato stampa, quindi, prestiamo attenzione non solo al messaggio che vogliamo trasmettere, ma anche al luogo che virtualmente lo ospiterà: il target di riferimento resta una variabile fondamentale da cui non si può assolutamente prescindere. Non servirà a nulla inviare il comunicato stampa a tutti saturando il web, ma sarà senz’altro utile inviarlo a siti che si occupano del nostro settore.
Per quanto riguarda invece la struttura del comunicato stampa dobbiamo pensare al nostro obiettivo: far sì che il più alto numero di possibili clienti o fruitori lo legga. Quindi la regola numero uno è trovare un titolo accattivante che disponga il lettore alla lettura. La regola numero due riguarda il testo che, come da manuale dovrà essere accurato, breve e chiaro. L’accuratezza si ottiene dando al lettore tutte le informazioni base della notizia ovvero informarlo sul chi, che cosa, quando, dove, e come (la cosiddetta “regola delle 5 W” dalle iniziali inglesi dei punti essenziali). La brevità è la condizione base per poter essere letti e sperare utilizzati come base di un articolo giornalistico. La chiarezza significa immediatezza e semplicità del messaggio: il lettore non dovrà cercare altre informazioni per capire quello che abbiamo scritto soprattutto se si tratta di un comunicato stampa online perché questo lo allontanerebbe dalla nostra notizia. Un’ultima, ovvia, precisazione riguarda la forma della nostra comunicazione: il dover essere brevi e semplici non ci esime dallo scrivere usando un linguaggio curato da un punto di vista grammaticale e stilistico.
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