Come scegliere la location per eventi

Quando si organizza un evento scegliere la location è fondamentale, tanto da determinare il successo. Se scegliete un casale per feste private l’effetto è molto differente da un hotel di lusso. Ad ogni luogo l’evento giusto. Cerchiamo di capire meglio come selezionare il sito giusto.

Il budget dell’evento

Il primo elemento che dovrete tenere in considerazione è il budget. Solo in base ad esso si possono operare delle scelte. Se avete un budget molto basso le soluzioni migliori sono:

• Parco Pubblico: ma in questo caso dovete verificare innanzitutto se è possibile e in secondo luogo quante persone devono partecipare.
• Casa Privata: potete farlo se avete un’abitazione vostra o a disposizione abbastanza capiente da accogliere tutti gli invitati.
• Aperta Campagna: anche in questo caso controllate prima le concessioni che servono, altrimenti potreste dover andar via dopo poco perché vi faranno sgomberare.

Queste sono tutte soluzioni low cost per chi non ha abbastanza budget da pagare per affittare una location. Ma attenzione: in questi casi bisognerà prestare più attenzione al food e beverage per rendere l’evento davvero speciale.

Quando invece c’è la possibilità finanziaria per affittare un posto per il tuo evento, allora bisogna controllare la policy di cancellazione e rimborso. Scegli sempre quelle in cui ti danno un margine di tempo più ampio per annullare tutto senza pagare penale.

Un’altra voce che devi controllare nel tuo preventivo è quella delle cose incluse nel prezzo finale: c’è il parcheggio? Hai il diritto di tappo? Le sedie sono incluse? E le decorazioni e luci?

Casale per feste private oppure Hotel? Come valutare il tipo di location

Adesso è venuto il momento di valutare effettivamente la tipologia di location che accoglierà il vostro evento. Come fare?

Innanzitutto dovete valutare che cosa esattamente dovete festeggiare. Vediamo alcune location per tipo di evento:

• Casale per feste private: si può scegliere per un compleanno, una ricorrenza intima, festeggiare il Capodanno oppure fare una festa di famiglia fuori città.
• Hotel di lusso: questa tipologia di sito è perfetto quando si deve festeggiare un evento di lavoro, un pensionamento, una promozione. Meglio scegliere un ambiente formale che possa suscitare anche un senso di autorevolezza.
• Villa con piscina: se si svolge d’estate la vostra ricorrenza, la piscina è un ottimo luogo in cui tutti amano riunirsi, fare un tuffo, oppure semplicemente sorseggiare un drink a bordo vasca.

Fuori porta o in città?

Nell’organizzazione di un evento devi considerare anche come le persone raggiungeranno il posto che tu hai scelto. Possono venire tutti in macchina? Hanno bisogno di essere serviti da mezzi pubblici? Qualcuno di loro soffre di allergie per cui non può spostarsi in campagna, collina o vicino al mare?

Un altro aspetto da valutare quando scegli il luogo è anche l’illuminazione della strada per raggiungerlo. Questo è valido in particolar modo quando si tratta di eventi pomeridiani o serali. Ti conviene fare un sopralluogo della struttura scelta anche in tarda serata, così da poter vedere con “gli occhi degli altri”.

Stila la tua lista ospiti e capisci prima le loro esigenze. Da quelle considerazioni potrai fare la tua scelta.